Al momento de planificar, organizar y llevar a cabo un evento debemos contar con una guía que nos facilite llevar un orden en las actividades que se deben cumplir para poder tener éxito. Encontramos a continuación un listado de tareas que debemos tener listas antes del inicio del evento y otras que se deberán cumplir durante el mismo; también encontraremos las personas responsables de que dichas actividades se cumplan a cabalidad, muchas de estas tareas se pueden delegar pero el responsable en que se cumpla sigue siendo el coordinador.

Esta planilla ha sido adaptada especialmente para el evento Teleinformación en Venezuela 2001, es por ello que encontraremos actividades que sólo se realizan en eventos semejantes.

(*) El coordinador se encargará de que los equipos existan en los lugares señalados, pero el personal de cada salón se responsabilizará del mismo desde el inicio hasta el final del evento.
 

Descripción	Características	Responsable
Equipos y software
Presentaciones	Archivos que los ponentes, conferencistas, panelistas, coordinadores de mesas, utilizarán para sus ponencias. El personal técnico debe asegurar que las mismas estén en los respectivos computadores. Las presentaciones deben ser compatibles con el windows de los computadores, para ello debemos con antelación ponernos de acuerdo con los conferencistas.	Coordinador: José Aguilar Personal: (1 por c/salón) Javier Rivera Leonardo Castillo Ricardo Pozzobon Yelitza Contreras Elizabeth Guerrero
Computador (es)	Uno en cada salón. Total 5	Coordinador: Minerva González Personal: (1 por c/salón) Javier Rivera Leonardo Castillo Ricardo Pozzobon Yelitza Contreras Elizabeth Guerrero
Video Beam integrado	Uno en cada salón. Total 5 Deben haber bombillos de repuesto.	Coordinador: José Aguilar Personal: (1 por c/salón) Javier Rivera Leonardo Castillo Ricardo Pozzobon Yelitza Contreras Elizabeth Guerrero
Pantalla de proyección	Uno en cada salón. Total 5	Coordinador: Minerva González Personal: (1 por c/salón) Javier Rivera Leonardo Castillo Ricardo Pozzobon Yelitza Contreras Elizabeth Guerrero
Cámara Fotográfica Digital	Dos	Minerva González
Filmadora	Una en el auditorium pcpal	José Aguilar
Grabador de sonido	Una en el auditorium pcpal	José Aguilar
Casettes	Dos cajas de 10 disquettes	Lutty Gamez
Filtros de línea	Mínimo 10	Lutty Gamez
Microfónos	Uno en cada auditorium (2)	José Aguilar
Convertidores de 3 a 2	Mínimo 5	Lutty Gamez
Extensiones	Se debe contar con 5 extensiones de 3 Mts. cada una mínimo.	Lutty Gamez
Televisor y VHS	1 de c/u.	Minerva González
Material de apoyo
Material de apoyo Es importante conocer qué tipo de material repartir en las distintas presentaciones	Carpetas de Alejandría: contienen información de:  HACER-ULA  Correo de Alejandría  Cronograma de entrenamiento  Alejandría 5 años Alejandría Familia de Productos	Minerva González
Pendón	1 en el auditorium pcpal.	Lutty Gámez
Fotocopias	Contar con un número adicional del material de apoyo a entregar, esto con el fin de evitar contratiempos a última hora.	Lutty Gámez
Listado de participantes	Es importante conocer quiénes serán nuestros interlocutores (nombres completos, profesión, cargo e institución).	Marisela Fereira
Certificados	Cuando el evento es del tipo seminario, taller, curso, entre otros, debemos asegurar la certificación de los participantes.	Marisela Fereira
Encuestas	Es el instrumento de feed backmás importante que tenemos para conocer la opinión de quienes participaron en el evento.	Lutty Gámez
Distintivos	Se usan en eventos a gran escala.	Marisela Fereira
Bolsos
Franelas
Blocks
Lápices
Afiches
Logística
Presentaciones	Debemos asegurar que las presentaciones de todos los ponentes e instructores estén en los computadores que se vayan a usar. Debemos llevar siempre un respaldo en magnético.	Coordinador: José Aguilar Personal: (1 por c/salón) Javier Rivera Leonardo Castillo Ricardo Pozzobon Yelitza Contreras Elizabeth Guerrero
Invitaciones	Deben ser enviadas un mes (por lo mínimo) antes de cada evento.	Minerva González (resto del país) Marisela Fereira (Caracas)
Aviso en prensa	Si el evento es nacional, debe salir en los periódicos nacionales de mayor circulación (El Nacional, El Universal). Si el evento es regional, debe publicarse en el de mayor circulación a nivel regional. Para ambos: se publica siempre en Domingo y en un cuerpo resaltante.	Minerva González
Agenda del evento	Desde los primeros preparativos se debe contar con una agenda del evento que podamos enviar a las personas interesadas.  Contenido: Descripción del evento, nombre del evento, días de realización, lugar del evento, orden de ponencias y nombres de los ponentes.	Minerva González (resto del país) Marisela Fereira (Caracas)
Inscripciones	Debemos contar con personal informado para que realice el proceso de inscripciones en forma ágil y eficiente.	Marisela Fereira  Personal: Lutty Gamez Luis González Pasantes
Moderador	El moderador se encarga de hacer las presentaciones correspondientes (palabras de bienvenida, presentación del presidium, presentación de los ponentes, palabras de despedida, etc.)	Minerva González
Aeropuerto	Habrán invitados especiales a los que se deberán trasladar del aeropuerto-evento-aeropuerto	Minerva González Personal: Francisco Acosta Choferes de la ULA
Stand Artesanías		Luis González
Transporte terrestre		Minerva González
Almuerzos en el mercado		Minerva González
Refrigerios		Minerva González
Almuerzos	En el caso de invitados a almorzar: asegurar el número de personas invitadas y reservar las mesas en el restaurant. El menú debe ser variado y liviano. Se debe indagar si alguno de los invitados guarda alguna dieta especial, de ser así tomarlo en cuenta y hacer los arreglos pertinentes con el restaurant. Esto debe manejar con anticipación.	Minerva González
Reservaciones áereas	Realizarlas con anticipación tomando en cuenta las ocupaciones laborales de nuestros invitados o ponentes.	Minerva González Personal: Lutty Gamez
Fotografías	De cada evento, presentación, seminario, etc. debe quedar registro fotográfico. Para ello se cuenta con una cámara digital en Mérida y otra en Caracas. Es pertinente que antes del evento el personal responsable de las fotografías, conozca el uso de las cámaras digitales.	Minerva González
Periodistas	Dependiendo de la trascendencia del evento, debe existir cobertura de prensa regional y nacional, según sea el caso, para que entrevisten a los invitados y la noticia se difunda.	Minerva González
Correo de Alejandría	Número dedicado al evento	Minerva González
Reservación de hoteles/posadas	·Enviar la lista por escrito al hotel ·Confirmar por lo menos con 24 horas de antelación que las habitaciones elegidas se mantengan reservadas.	Lutty Gamez
Locales	Tomar en cuenta la capacidad del local que se adecúe con las necesidades del evento: Buena ventilación.  Buena iluminación, pero con posibilidades de oscurecimiento total. · Buena acústica. · Las conexiones eléctricas deben estar en buen estado, si es posible, con conexión a tierra. Garantizar el funcionamiento del sonido (micrófonos, cornetas, audio, etc.).	Minerva González Personal:
Baños	Baños cerca y en buen estado (con agua, jabón de tocador, toallín y papel sanitario).	Lutty Gamez Francisco Acosta
Agua	Durante el evento se debe asegurar que los ponentes o instructores tengan agua a su disposición.